Waarom software aanschaffen ten behoeve van een managementsysteem?
Het opzetten van een managementsysteem is niet erg ingewikkeld. Het kan zelfs zonder specifieke software met behulp van een standaard tekstverwerker worden opgezet.
Het instandhouden van een managementsysteem is echter een heel ander verhaal. Pas dan blijkt men als een berg tegen een wijziging op te zien, omdat per wijziging verschillende documenten moeten worden aangepast, waarvan er meestal een aantal wordt vergeten. Ook blijkt dan vaak dat bepaalde ontwerpkeuzes bij de opzet in de praktijk erg omslachtig zijn.
Met de meeste van onze klanten hebben wij pas contact gekregen in de fase van instandhouden. Dan zijn de voordelen overduidelijk aantoonbaar. Het is echter zonder meer aan te raden om al bij het opzetten van een managementsysteem de aanschaf van Cross Approach te overwegen. U bent dan in staat om het zo efficiënt op te zetten dat het ook eenvoudig te onderhouden is.
Wat is een managementsysteem?
In een managementsysteem (ook wel zorgsysteem genoemd) worden eisen van klanten, overheidsmaatregelen, bedrijfsbeleid, procedures en werkinstructies overzichtelijk en toegankelijk vastgelegd.
Een goed managementsysteem gaat verder dan het beschrijven van de aandachtspunten. Zo moet ook duidelijk zijn welke verantwoordelijkheden functionarissen in de organisatie hebben, wanneer zaken geregeld moeten zijn en hoe het resultaat bewaakt moet worden.
Het opzetten en onderhouden van managementsystemen is meestal een tijdrovende klus. Hetzelfde geldt ook voor de distributie van documenten. Ook blijkt uit de praktijk dat een managementsysteem niet op zichzelf staat, maar onderdeel is van een groter geheel. De vraag naar integratie van managementsystemen neemt meer en meer toe en daarmee ook de complexiteit van het managementsysteem.
Bij het opzetten van een managementsysteem worden diverse fasen doorlopen. De producten en diensten van KMO ondersteunen u bij het doorlopen van deze fasen. Onze aanpak betekent voor u vermindering van kosten en besparing van tijd! Elke fase kent specifieke aandachtsgebieden, zoals:
Oriëntatiefase
- wel of geen managementsysteem
- wel of niet integreren van systemen
Conceptfase
- systematische aanpak (opbouw, indeling en codering)
- uitgeven van de gewijzigde gegevens
- informeren van de gebruikers
Implementatiefase
- doorvoeren van de vele verbeteringsvoorstellen
- consistentie van het managementsysteem
- distributie van documenten
Operationeel managementsysteem
- onderhoud van het managementsysteem (met of zonder certificaat)
- zelfcontrole van het managementsysteem
- consistentie van het managementsysteem
- koppeling met gegevens buiten het managementsysteem
In elke fase kan KMO u van dienst zijn. KMO kan u de expertise en begeleiding leveren bij het gehele scala van managementsystemen. Van basis tot en met certificering.
U heeft behoefte aan een managementsysteem
Indien u momenteel nadenkt over een managementsysteem, dan is het wellicht prettig om te weten dat KMO u daarbij op diverse manieren kan ondersteunen.
Ten eerste kunt u het managementsysteem geheel in eigen beheer maken met onze beheersoftware Cross Approach.
Ten tweede kunt u met een door ons ontwikkelde techniek zeer snel over een voor uw bedrijf specifiek model-managementsysteem beschikken. U krijgt dan Cross Approach, met daarin alle procedures in lopende tekst en met de bijbehorende functie/taakomschrijvingen van al uw betrokken medewerkers.
De verdere uitwerking kunt u zelf bepalen:
- in eigen beheer
- samen met uw eigen adviseur
- met ondersteuning vanuit KMO
U heeft al een managementsysteem
Indien u één of meer managementsystemen operationeel heeft, dan kan Cross Approach u ondersteunen bij het onderhouden en eventueel integreren van deze systemen.
U kunt de gegevens vanuit uw tekstverwerker eenvoudig overzetten naar Cross Approach. KMO kan dit desgewenst ook voor u verzorgen.
Indien u het wenst, kan KMO zelfs het onderhoud van uw systeem van u overnemen.
|
